Kontaktai

VIDAUS ADMINISTRAVIMO SKYRIAUS VEDĖJO PAREIGYBĖS APRAŠYMAS

I SKYRIUS
PAREIGYBĖS CHARAKTERISTIKA

1. Vidaus administravimo skyriaus vedėjas yra karjeros valstybės tarnautojas.

II SKYRIUS
PASKIRTIS

2. Skyriaus vedėjo pareigybė reikalinga organizuoti ir kontroliuoti Vidaus administravimo skyriaus veiklą, kad būtų užtikrintas viešojo administravimo principų realizavimas savivaldybės administracijos santykiuose su juridiniais ir fiziniais asmenimis, vieno langelio principo įgyvendinimas, vidaus administravimo veikla, susijusi su dokumentų valdymu.

III SKYRIUS
VEIKLOS SRITIS

3. Šias pareigas einantis valstybės tarnautojas vykdo bendrosios veiklos srities vidaus administravimo funkcijas.

IV SKYRIUS
SPECIALIEJI REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM VALSTYBĖS TARNAUTOJUI

4. Valstybės tarnautojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialiuosius reikalavimus:
   1. Turėti aukštąjį universitetinį socialinių mokslų studijų srities vadybos ir verslo administravimo krypties išsilavinimą.
   2. Turėti ne mažesnę kaip trejų metų vadovaujamo darbo patirtį, iš jų ne mažesnę kaip vienerių metų darbo valstybės arba savivaldybių institucijose patirtį.
   3. Išmanyti Lietuvos Respublikos valstybės tarnybos, Vietos savivaldos, Viešojo administravimo įstatymus, kitus įstatymus ir teisės, reglamentuojančius vietos savivaldą, viešąjį administravimą, valstybės tarnybą, Dokumentų rengimo, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles.
   4. Sklandžiai dėstyti mintis raštu ir žodžiu.
   5. Mokėti dirbti kompiuteriu.
   6. Mokėti valdyti, kaupti, analizuoti, sisteminti, apibendrinti informaciją ir rengti vidaus teisės aktus bei išvadas, organizuoti savo ir kitų veiklą.

V SKYRIUS
ŠIAS PAREIGAS EINANČIO VALSTYBĖS TARNAUTOJO FUNKCIJOS

5. Šias pareigas einantis valstybės tarnautojas atlieka šias funkcijas:
   1. Siekdamas užtikrinti efektyvų skyriui priskirtų uždavinių ir funkcijų vykdymą:
      1. planuoja skyriaus veiklą, organizuoja, koordinuoja ir kontroliuoja skyriaus specialistų, teikiančių pirminę informaciją ir konsultacijas asmenims savivaldybės priimamajame, padedančių organizuoti savivaldybės vadovų darbą, specialistų, tvarkančių gaunamųjų, siunčiamųjų dokumentų, sutarčių ir įsakymų registrus, specialistų, atliekančių valstybinę (perduotą savivaldybei) Alytaus mieste likviduotų įmonių dokumentų tvarkymo funkciją, savivaldybės administracijos archyvinių dokumentų tvarkymo, darbą;
      2. sistemingai analizuoja ir vertina jam priskirtų veiklos sričių problemas, pokyčius ir procesus, teikia pasiūlymus administracijos direktoriui dėl veiklos optimizavimo, naujovių diegimo;
      3. rengia skyriaus veiklos nuostatus, veiklos planus, ataskaitas, pavaldžių tarnautojų ir darbuotojų pareigybių aprašymus;
      4. pagal savo kompetenciją rengia dokumentus dėl skyriaus karjeros valstybės tarnautojų tarnybinės veiklos vertinimo;
      5. pagal savo kompetenciją vizuoja teikiamus pasirašyti merui, administracijos direktoriui savivaldybės tarybos sprendimų, mero potvarkių bei administracijos direktoriaus įsakymų projektus;
      6. agal savo kompetenciją nagrinėja asmenų prašymus, pranešimus ir skundus;
      7. pagal savo kompetenciją rengia dokumentus dėl skyriaus tarnautojų ir darbuotojų paskatinimo, apdovanojimo, tarnybinės ar drausminės nuobaudos skyrimo;
      8. rengia skyriaus tarnautojų ir darbuotojų kasmetinių atostogų grafiką;
      9. esant reikalui tvirtina dokumentų išrašus, nuorašus, kopijas, rengia pažymas, pasirašo atsakymus, kitus dokumentus jo kompetencijai priskirtais klausimais;
      10. dalyvauja savivaldybės tarybos, mero ir administracijos direktoriaus sudaromų komisijų darbe;
      11. dalyvauja rengiant įstaigos vidaus tvarką reglamentuojančių teisės aktų ir struktūrinių padalinių veiklą reglamentuojančių teisės aktų projektus;
      12. dalyvauja rengiant ir įgyvendina investicinius projektus pagal skyriaus kompetenciją;
      13. inicijuoja viešuosius pirkimus pagal skyriaus kompetenciją;
      14. dalyvauja komisijų ir darbo grupių, į kurias yra paskirtas, veikloje.
   2. Teikia pasiūlymus savivaldybės administracijos direktoriui dėl skyriaus veiklos tobulinimo ir optimizavimo, naujovių diegimo.
   3. Organizuoja ir tobulina vieno langelio principo įgyvendinimą, asmenų priėmimo ir aptarnavimo kokybę savivaldybėje.
   4. Organizuoja vieningos asmenų aptarnavimo, administracinių paslaugų teikimo ir dokumentų valdymo tvarkos parengimą savivaldybėje.
   5. Organizuoja ir kontroliuoja administracinių paslaugų procesus, konsultuoja ir teikia siūlymus administracinių paslaugų vadovams dėl poreikio steigti naujas administracines paslaugas.
   6. Dalyvauja tarybos, komiteto posėdžiuose pristatant sprendimo projektą, kurio rengėjas ar pranešėjas yra.
   7. Analizuoja ir vertina problemas, pokyčius ir procesus skyriuje ir teikia pasiūlymus administracijos direktoriui.
   8. Dalyvauja kuriant, diegiant ir tobulinant savivaldybės administracijos veiklos kokybės valdymo sistemą.
   9. Atstovauja savivaldybės administracijai kitose institucijose, įstaigose, įmonėse ir organizacijose skyriaus kompetencijos klausimais.
   10. Pagal poreikį analizuoja asmenų, savivaldybės tarnautojų ir darbuotojų patekimą į savivaldybės pastatą įeigos kontrolės sistemos duomenis ir teikia informaciją administracijos direktoriui.
   11. Rengia atsakymus pagal savo kompetenciją į įstaigų, įmonių ir organizacijų raštus.
   12. Tvirtina skyriaus teikiamų administracinių paslaugų aprašymus.
   13.  Pasirašo pažymas apie dokumentų sutvarkymą ir dokumentų istoriją.
   14. Tvirtina visus su valstybės archyvu derinamus ir vidinius archyvinius dokumentus.
   15. Vykdo kitus nenuolatinio pobūdžio pavedimus pagal skyriaus kompetenciją tam, kad būtų pasiekti savivaldybės administracijos strateginiai tikslai.

VI SKYRIUS
ŠIAS PAREIGAS EINANČIO VALSTYBĖS TARNAUTOJO PAVALDUMAS

6. Vedėjas pavaldus savivaldybės administracijos direktoriui.

VIDAUS ADMINISTRAVIMO SKYRIAUS VEDĖJO PAVADUOTOJO PAREIGYBĖS APRAŠYMAS

I SKYRIUS
PAREIGYBĖS CHARAKTERISTIKA

1. Vidaus administravimo skyriaus vedėjo pavaduotojas yra karjeros valstybės tarnautojas.      

II SKYRIUS
PASKIRTIS

2. Skyriaus vedėjo pavaduotojo pareigybė reikalinga užtikrinti valstybinės (perduotos savivaldybei) Alytaus mieste likviduotų įmonių archyvinių dokumentų tvarkymo, savivaldybės administracijos archyvinių dokumentų tvarkymo, dokumentų rengimo ir valdymo, administracinių paslaugų teikimo funkcijų vykdymo organizavimą ir seniūnaičių veiklos koordinavimą.

III SKYRIUS
VEIKLOS SRITIS

3. Šias pareigas einantis valstybės tarnautojas vykdo bendrosios veiklos srities asmenų aptarnavimo ir dokumentų valdymo funkcijas.

IV SKYRIUS
SPECIALIEJI REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM VALSTYBĖS TARNAUTOJUI

4. Valstybės tarnautojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialiuosius reikalavimus:
   1. turėti aukštąjį universitetinį socialinių mokslų studijų srities viešojo administravimo arba komunikacijos ir informacijos krypties išsilavinimą;
   2. turėti ne mažesnę kaip vienerių metų viešojo administravimo darbo patirtį;
   3. būti gerai susipažinusiam ir mokėti praktiniame darbe taikyti Lietuvos Respublikos Konstituciją, Valstybės tarnybos, Vietos savivaldos, Viešojo administravimo įstatymus, kitus įstatymus ir teisės aktus, reglamentuojančius viešąjį administravimą, valstybės tarnybos, tarnybinės etikos normas, privačių interesų deklaravimo klausimus, Dokumentų rengimo, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos, Elektroninių dokumentų valdymo taisykles;
   4. gebėti:
      1. savarankiškai planuoti ir organizuoti savo veiklą;
      2. dirbti kompiuterio „Microsoft Office" programų paketu;
      3. mokėti valdyti, kaupti, analizuoti, sisteminti, apibendrinti informaciją ir rengti teisės aktus bei išvadas.

V SKYRIUS
ŠIAS PAREIGAS EINANČIO VALSTYBĖS TARNAUTOJO FUNKCIJOS

5. Šias pareigas einantis valstybės tarnautojas atlieka šias funkcijas:
   1. rengia, derina ir teikia tvirtinti teisės aktus, reikalingus įstatymams ir kitiems teisės aktams įgyvendinti asmenų aptarnavimo ir administracinių paslaugų teikimo, dokumentų valdymo, seniūnaičių rinkimų ir jų veiklos srityse;
   2. vertina ir teikia išvadas, pasiūlymus, pastabas dėl teisės aktų projektų, susijusių su asmenų aptarnavimo ir administracinių paslaugų teikimo, dokumentų valdymo, seniūnaičių rinkimų ir jų veiklos sritimis.Teikia konsultacijas bei metodinę pagalbą asmenų aptarnavimo ir administracinių paslaugų teikimo, dokumentų valdymo, seniūnaičių rinkimų ir jų veiklos klausimais;
   3. koordinuoja Alytaus miesto savivaldybės administracijos teikiamų administracinių paslaugų sąrašo ir administracinių paslaugų teikimo aprašymų rengimą, jų tvirtinimą;
   4. koordinuoja ir kontroliuoja Vidaus administravimo skyriaus specialistų, atliekančių valstybinę (perduotą savivaldybei) Alytaus mieste likviduotų įmonių dokumentų tvarkymo, savivaldybės administracijos archyvinių dokumentų tvarkymo, dokumentų valdymo ir administracinių paslaugų teikimo funkcijas, darbą;
   5. analizuoja, kaip asmenų prašymai, pareiškimai ir skundai nagrinėjami administracijos struktūriniuose padaliniuose, bendradarbiauja su jais sprendžiant asmenų klausimus;
   6. tiria asmenų pareiškimus bei skundus pagal savo kompetenciją, teikia administracines paslaugas, rengia atsakymus į įstaigų, įmonių, organizacijų raštus;
   7. sistemingai analizuoja ir vertina jam priskirtų veiklos sričių problemas, pokyčius ir procesus, teikia pasiūlymus skyriaus vedėjui ir administracijos direktoriui;
   8. dalyvauja rengiant skyriaus metinį veiklos planą;
   9. atlieka funkcijas, susijusias su dokumentų valdymu: koordinuoja su dokumentų valdymu ir administravimu susijusią informaciją, dokumentacijos plano ir registrų sąrašo rengimą, rengia teisės aktus ir kitus susijusius dokumentus dėl dokumentų valdymo ir administravimo veiklų valdymo (ar jų projektus), rengia ir teikia informaciją su dokumentų valdymu ir administravimu susisijusiais klausimais, koordinuoja dokumentų administravimą, bylų apskaitą, organizuoja archyvinių dokumentų saugojimą ir naudojimą, prižiūri teisės aktų ir kitų susijusių dokumentų dėl dokumentų valdymo ir administravimo nuostatų vykdymą;
   10. registruoja norminių teisės aktų (direktoriaus įsakymų)  projektus  Lietuvos Respublikos Seimo kanceliarijos Teisės aktų informacinėje sistemoje (TAIS). Teikia įregistruoti Teisės aktų registre (TAR) administracijos direktoriaus įsakymus, kuriuos skelbti TAR privaloma pagal teisės aktus;
   11. dalyvauja savivaldybės tarybos, mero ir administracijos direktoriaus sudaromų komisijų darbe;
   12. nustatytais terminais kreipiasi į Saugiųjų dokumentų ir saugiųjų dokumentų blankų technologinės apsaugos nustatymo komisiją dėl administracijos direktoriaus įsakymais patvirtintų oficialiųjų žymėjimo ženklų ir dokumentų blankų įvertinimo ir priskyrimo technologinės apsaugos lygiui ir polygiui;
   13. teisės aktų nustatyta tvarka ir terminais Valstybės dokumentų technologinės apsaugos tarnybai prie Finansų ministerijos teikia paraiškas įregistruoti direktoriaus įsakymu patvirtintą saugųjį dokumentą ar saugųjį dokumento blanką į Saugiųjų dokumentų ir saugiųjų dokumentų blankų registrą ir parengti saugiojo dokumento ar saugiojo dokumento blanko eskizą ir grafinį projektą;
   14. dalyvauja įgyvendinant projektus, susijusius su dokumentų valdymo ir asmenų aptarnavimo procesų tobulinimu, dokumentų valdymo sistemų diegimu;
   15. konsultuoja savivaldybės administracijos tarnautojus ir pavaldžių įstaigų darbuotojus dokumentų įforminimo ir valdymo klausimais;
   16. organizuoja savivaldybės vadovų pavedimų vykdymo apskaitos kontrolę;
   17. esant reikalui tvirtina dokumentų išrašus, nuorašus, kopijas, rengia pažymas;
   18. organizuoja ir rengia veiklos ataskaitas, kitą savivaldybės vadovams, skyriaus vedėjui reikalingą informaciją savo kompetencijos klausimais;
   19. administracijos direktoriui pavedus, atstovauja savivaldybei kitose institucijose, įstaigose, įmonėse ir organizacijose savo kompetencijos klausimais;
   20. inicijuoja ir vykdo viešuosius pirkimus pagal savo kompetenciją;
   21. koordinuoja Alytaus miesto savivaldybės seniūnaičių rinkimus ir jų veiklą;
   22. tvarko savo veiklos dokumentus ir sudaro jų bylas;
   23. pavaduoja skyriaus vedėją jo atostogų, laikinojo nedarbingumo, tarnybinių komandiruočių metu ir kitais nebuvimo darbe atvejais;
   24. atlieka kitus nenuolatinio pobūdžio pavedimus pagal skyriaus kompetenciją tam, kad būtų pasiekti skyriaus tikslai ir uždaviniai.

VI SKYRIUS
ŠIAS PAREIGAS EINANČIO VALSTYBĖS TARNAUTOJO PAVALDUMAS

6. Skyriaus vedėjo pavaduotojas pavaldus skyriaus vedėjui.

VIDAUS ADMINISTRAVIMO SKYRIAUS VYRESNIOJO SPECIALISTO PAREIGYBĖS APRAŠYMAS

I SKYRIUS
PAREIGYBĖS CHARAKTERISTIKA

1. Vidaus administravimo skyriaus vyresnysis specialistas yra karjeros valstybės tarnautojas.

II SKYRIUS
PASKIRTIS

2. Vyresniojo specialisto pareigybė reikalinga valstybinei (perduotai savivaldybei) likviduotų įmonių archyvų tvarkymo funkcijai įgyvendinti.

III SKYRIUS
VEIKLOS SRITIS

3. Šias pareigas einantis valstybės tarnautojas vykdo specialiosios veiklos srities –  valstybinės (perduotos savivaldybei) likviduotų įmonių archyvų tvarkymo funkcijas.

IV SKYRIUS
SPECIALIEJI REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM VALSTYBĖS TARNAUTOJUI

4. Valstybės tarnautojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialiuosius reikalavimus:
   1. Turėti aukštąjį universitetinį arba jam prilygintą socialinių mokslų studijų srities išsilavinimą.
   2. Turėti ne mažesnę kaip vienerių metų darbo valstybės ar savivaldybės institucijoje ar įstaigoje patirtį.
   3. Būti susipažinęs ir gebėti taikyti Lietuvos Respublikos Konstituciją, Vietos savivaldos, Viešojo administravimo, Valstybės tarnybos, Teisės gauti informaciją iš valstybės ir savivaldybės institucijų, Asmens duomenų teisinės apsaugos, Dokumentų ir archyvų įstatymus, Dokumentų rengimo, Elektroninių dokumentų valdymo, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles, kitus įstatymus ir teisės aktus, reglamentuojančius viešąjį administravimą, dokumentų rengimą ir įforminimą.
   4. Mokėti valdyti, kaupti, sisteminti, analizuoti, apibendrinti informaciją ir rengti vidaus teisės aktus ir išvadas.
   5. Mokėti dirbti kompiuterio „Microsoft Office" ir „Avilio" programų paketais.

V SKYRIUS
ŠIAS PAREIGAS EINANČIO VALSTYBĖS TARNAUTOJO FUNKCIJOS

5. Šias pareigas einantis valstybės tarnautojas atlieka šias funkcijas:                               
   1. Siekdamas užtikrinti tinkamą ir kokybišką likviduotų Alytaus miesto įmonių archyvinių dokumentų tvarkymą, teikia administracines paslaugas:
      1. konsultuoja ir teikia informaciją likviduotų įmonių paskirtiems administratoriams, likvidatoriams, įmonių savininkams ir jų įgaliotiems asmenims archyvinių dokumentų rengimo, sutvarkymo, įforminimo, perdavimo į savivaldybės archyvą ir jų saugojimo terminų klausimais;
      2. bendradarbiauja ir teikia informaciją valstybės įmonės Registrų centro Alytaus filialui, Alytaus apskrities valstybinei mokesčių inspekcijai, Lietuvos archyvų departamentui prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės, Alytaus apskrities archyvui, Valstybinio socialinio draudimo fondo valdyba  Alytaus skyriui apie Alytaus miesto likviduotų įmonių archyvus;
      3. rengia ir teikia informaciją apie likviduotų įmonių saugyklų plotą, priimamų dokumentų ir bendrą saugomų dokumentų kiekį, dokumentus perdavusių likviduotų įmonių skaičių bei teisės aktų nustatyta tvarka atrinktų naikinti (nurašytų) dokumentų kiekį;
      4. priima iš likviduotų įstaigų, įmonių dokumentus tolimesniam saugojimui miesto savivaldybės archyve, tikrina jų sutvarkymą, perduodamų dokumentų (bylų) apskaitos dokumentus;
      5. rengia likviduotų įmonių dokumentų (bylų) perėmimo aktus ir išduoda archyvinių dokumentų perdavimo toliau saugoti pažymas;
      6. kontroliuoja likviduotų įmonių saugomų dokumentų būklę, esant būtinumui organizuoja jų atkūrimą;
      7. patikrina likviduotų įmonių dokumentus pagal saugojimo terminus, rengia dokumentų bylų perdavimo ir nurašymo aktus;
      8. iš nurašomų likviduotų įmonių dokumentų (bylų) atrenka išliekamąją vertę turinčius dokumentus, sudaro naujas bylas ir užtikrina jų apskaitą;
      9. sudaro bylų, kurių saugojimo terminas pratęstas atlikus vertės ekspertizę, sąrašus;
      10. dalyvauja archyvinių dokumentų inventorizacijose;
      11. nustatyta tvarka tvirtina iš likviduotų įmonių dokumentų archyvų išduodamų archyvinių dokumentų išrašus, nuorašus, kopijas;
      12. kontroliuoja, kaip likviduotų įmonių administratoriai, likvidatoriai, įmonių savininkai ir jų įgalioti asmenys laikosi Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių reikalavimų bei konsultuoja šių taisyklių praktinio pritaikymo klausimais;
      13. teikia archyvinių pažymų, juridiniams faktams patvirtinti iš likviduotų įmonių veiklos dokumentų ir veiklos dokumentų kopijų ir išrašų išdavimo paslaugą;
      14. teikia asmenims informaciją, konsultacijas apie savivaldybės administracijos el. būdu teikiamas administracines paslaugas, susijusias su atliekamomis funkcijomis.
   2. Rengia metodinius ir norminius dokumentus šios pareigybės kompetencijos klausimais.
   3. Pagal kompetenciją vykdo kitus skyriaus vedėjo pavedimus.

VI SKYRIUS
ŠIAS PAREIGAS EINANČIO VALSTYBĖS TARNAUTOJO PAVALDUMAS

6. Šias pareigas einantis valstybės tarnautojas tiesiogiai  pavaldus skyriaus vedėjui.

VIDAUS ADMINISTRAVIMO SKYRIAUS VYRESNIOJO SPECIALISTO PAREIGYBĖS APRAŠYMAS

I SKYRIUS
PAREIGYBĖS CHARAKTERISTIKA

1. Vidaus administravimo skyriaus vyresnysis specialistas yra karjeros valstybės tarnautojas.                                              

II SKYRIUS
PASKIRTIS

2. Vyresniojo specialisto pareigybė reikalinga administruoti miesto savivaldybės dokumentų valdymą ir savivaldybės bei likviduotų savivaldybės reguliavimo sferoje esančių įmonių ir įstaigų archyvų tvarkymo funkcijai įgyvendinti.

III SKYRIUS
VEIKLOS SRITIS

3. Šias pareigas einantis valstybės tarnautojas vykdo bendrosios veiklos srities – dokumentų valdymo  ir archyvų tvarkymo funkcijas.

IV SKYRIUS
SPECIALIEJI REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM VALSTYBĖS TARNAUTOJUI

4. Valstybės tarnautojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialiuosius reikalavimus:
   1. turėti ne žemesnį nei aukštąjį koleginį išsilavinimą;
   2. turėti ne mažesnę kaip vienerių metų archyvinio darbo patirtį;
   3. būti susipažinęs ir gebėti taikyti Lietuvos Respublikos Konstituciją, Vietos savivaldos, Viešojo administravimo, Valstybės tarnybos, Teisės gauti informaciją iš valstybės ir savivaldybės institucijų, Asmens duomenų teisinės apsaugos, Dokumentų ir archyvų įstatymus, Dokumentų rengimo, Elektroninių dokumentų valdymo, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles, kitus įstatymus ir teisės aktus, reglamentuojančius vietos savivaldą, viešąjį administravimą, dokumentų rengimą ir įforminimą;
   4. savarankiškai organizuoti ir planuoti savo veiklą;
   5. dirbti komandoje, bendrauti, bendradarbiauti;
   6. mokėti valdyti, kaupti, sisteminti, analizuoti, apibendrinti informaciją ir rengtis vidaus teisės aktus bei išvadas;
   7. mokėti dirbti „Microsoft Office" programų paketu.

V SKYRIUS
ŠIAS PAREIGAS EINANČIO VALSTYBĖS TARNAUTOJO FUNKCIJOS

5. Šias pareigas einantis valstybės tarnautojas atlieka šias funkcijas:
   1. užtikrindamas tinkamą ir kokybišką likviduojamų savivaldybės reguliavimo sferoje esančių įmonių ir įstaigų archyvų dokumentų tvarkymo funkciją:
      1. konsultuoja likviduojamų savivaldybės reguliavimo sferoje esančių įmonių, įstaigų likvidatorius ir jų įgaliotus asmenis dokumentų sutvarkymo ir perdavimo į archyvą bei jų saugojimo terminų klausimais, teikia jiems tarnybinę pagalbą;
      2. priima iš likviduojamų savivaldybės reguliavimo sferoje esančių įmonių ir įstaigų dokumentus toliau saugoti, tikrina jų sutvarkymą, perduotų dokumentų (bylų) apskaitos dokumentus;
      3. išduoda pažymas dėl likviduojamų juridinių asmenų dokumentų priėmimo;
      4. bendradarbiauja ir teikia metodinę pagalbą Valstybinio socialinio draudimo fondo valdybai likviduotų savivaldybės reguliavimo sferoje esančių įmonių ir įstaigų klausimais;
      5. kontroliuoja ir tikrina archyve saugomų likviduotų įmonių, įstaigų  dokumentus pagal  saugojimo terminus, rengia naikinimo aktus ir organizuoja jų naikinimą;
      6. išduoda ir tvirtina likviduotų savivaldybės reguliavimo sferoje esančių įmonių ir įstaigų archyvų dokumentų kopijas;
   2. užtikrindamas Alytaus miesto savivaldybės archyvo dokumentų priėmimą, apskaitą, išsaugojimą ir išdavimą:
      1. pagal kompetenciją teisės aktų nustatyta tvarka teikia informaciją telefonu, elektroniniu paštu, priima asmenų prašymus išduoti Alytaus miesto savivaldybės archyve saugomų administracijos, švietimo įstaigų ir likviduotų savivaldybės įmonių dokumentų kopijas;
      2. išduoda ir tvirtina dokumentų, kuriais patvirtinamas tam tikras juridinis faktas, kopijas, išrašus;
      3. išduoda Alytaus miesto savivaldybės archyve esančias bylas (dokumentus) laikinai naudoti, surašo dokumentų perdavimo aktus, kontroliuoja jų grąžinimą;
   3. atlikdamas funkcijas, susijusias su savivaldybės administracijos dokumentų valdymu:
      1. koordinuoja su dokumentų valdymu ir administravimu susijusią informaciją;
      2. rengia savivaldybės administracijos dokumentacijos planą, registrų sąrašą, bylų apyrašų sąrašą;
      3. rengia ir teikia informaciją su dokumentų valdymu ir administravimu susijusiais klausimais;
      4. koordinuoja dokumentų administravimą, bylų apskaitą, organizuoja archyvinių dokumentų saugojimą ir naudojimą;
      5. prižiūri teisės aktų ir kitų susijusių dokumentų dėl dokumentų valdymo ir administravimo nuostatų vykdymą;
      6. konsultuoja ir teikia metodinę pagalbą savivaldybės administracijos struktūriniams padaliniams ir specialistams dokumentų tvarkymo ir archyvo bylų formavimo klausimais;
      7. kaupia į valstybinio archyvų fondo sudėtį įeinančius dokumentus ir užtikrina jų tinkamą priežiūrą, apskaitą, naudojimą, parengimą bei perdavimą į Kauno valstybės archyvo Alytaus filialą, surašo dokumentų perdavimo aktus;
      8. pagal suderintą grafiką, remiantis nuolat, ilgai ir trumpai saugomų bylų (dokumentų) perdavimo aktais, tikrina ir priima iš savivaldybės administracijos struktūrinių padalinių ir specialistų dokumentus saugoti ir naudoti į savivaldybės archyvą;
      9. rengia savivaldybės administracijos struktūriniams padaliniams  dokumentacijos plano projektus;
      10. atrenka savivaldybės archyve saugomų dokumentų, kurių saugojimo terminas pasibaigęs ir  neturinčių išliekamosios vertės, bylas naikinti, rengia naikinimo aktus, organizuoja  dokumentų naikinimą;
      11. atrenka bylas, kurių saugojimo terminas pratęstas atlikus vertės ekspertizę, ir sudaro jų sąrašus;
      12. nustatyta tvarka gauna iš savivaldybės administracijos struktūrinių padalinių dokumentus ir informaciją, reikalingą jo funkcijoms atlikti;
      13. rengia savivaldybės archyvo darbo ataskaitą ir nustatyta tvarka atsiskaito Kauno valstybės archyvo Alytaus filialui  ir Alytaus miesto savivaldybės administracijos direktoriui;
      14. kontroliuoja ir  prižiūri  saugomų dokumentų fizinę būklę, esant būtinumui organizuoja jų atkūrimą;
      15. esant reikalui surašo bylų dingimo aktus;
      16. dalyvauja savivaldybės archyvo ir likviduotų įmonių archyvo  archyvinių dokumentų inventorizacijose;
   4. užtikrindamas savivaldybės administracijos dokumentų valdymo priežiūrą vieno langelio informacinėje sistemoje VLIS „Avilys":
      1. aktyvuoja ir deaktyvuoja bylas;
      2. priskiria bylas dokumentų registrams;
      3. priskiria bylas naudotojams, skaitytojams, registratoriams;
      4. išduoda ir tvirtina dokumentų kopijas;
      5. kuria dokumentų archyvavimo taisykles ir  sudaro archyvines bylas;
      6. kuria dokumentų šalinimo taisykles, paruošia bylas  šalinimui ir jas šalina;
      7. registruoja savo veiklos dokumentus į bendruosius ir kitus registrus;
   5. konsultuoja ir teikia metodinę pagalbą Alytaus miesto savivaldybės reguliavimo sferoje esančioms įstaigoms ir įmonėms  dokumentų tvarkymo ir apskaitos klausimais;
   6. derina  Alytaus miesto savivaldybės reguliavimo sferoje esančių įstaigų ir įmonių dokumentacijos planus, dokumentų registrų sąrašus, bylų apyrašus ir dokumentų naikinimo  aktus;
   7. dalyvauja rengiant vidaus teisės aktus dokumentų valdymo klausimais;        
   8. pagal kompetenciją atlieka kitus skyriaus vedėjo pavedimus.    

VI SKYRIUS
ŠIAS PAREIGAS EINANČIO VALSTYBĖS TARNAUTOJO PAVALDUMAS

6. Vyresnysis specialistas tiesiogiai pavaldus skyriaus vedėjui.

VIDAUS ADMINISTRAVIMO SKYRIAUS VYRIAUSIOJO SPECIALISTO PAREIGYBĖS APRAŠYMAS

I SKYRIUS
PAREIGYBĖS CHARAKTERISTIKA

1. Vidaus administravimo skyriaus vyriausiasis specialistas yra karjeros valstybės tarnautojas.

II SKYRIUS
PASKIRTIS

2. Vyriausiojo specialisto pareigybė reikalinga vykdyti administracijos dokumentų tvarkymą, padėti organizuoti savivaldybės administracijos direktoriaus ir direktoriaus pavaduotojų darbą.

III SKYRIUS
VEIKLOS SRITIS

3. Šias pareigas einantis valstybės tarnautojas vykdo bendrosios veiklos srities dokumentų tvarkymo funkcijas.

IV SKYRIUS
SPECIALIEJI REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM VALSTYBĖS TARNAUTOJUI

4. Valstybės tarnautojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialiuosius reikalavimus:
   1. turėti ne žemesnį kaip aukštąjį universitetinį verslo ir vadybos, komunikacijos, ekonomikos arba viešojo administravimo krypties išsilavinimą;
   2.  būti susipažinęs ir gebėti taikyti Lietuvos Respublikos Konstituciją, Vietos savivaldos, Viešojo administravimo, Valstybės tarnybos, Teisės gauti informaciją iš valstybės ir savivaldybės institucijų, Asmens duomenų teisinės apsaugos, Dokumentų ir archyvų įstatymus, Dokumentų rengimo, Elektroninių dokumentų valdymo, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles, kitus teisės aktus, reglamentuojančius vietos savivaldą, viešąjį administravimą, dokumentų rengimą ir įforminimą;
   3.  gebėti savarankiškai planuoti ir organizuoti savo veiklą, bendrauti ir bendradarbiauti;
   4. mokėti valdyti, kaupti, sisteminti, analizuoti, apibendrinti informaciją ir jos pagrindu teikti pasiūlymus (vertinimus) ir išvadas;
   5. mokėti dirbti kompiuterio „Microsoft Office“ programų paketu, su dokumentų valdymo sistemomis. 

V SKYRIUS
ŠIAS PAREIGAS EINANČIO VALSTYBĖS TARNAUTOJO FUNKCIJOS

5. Šias pareigas einantis valstybės tarnautojas, siekdamas užtikrinti efektyvią Tarybos ir mero sekretoriato veiklą ir įgyvendinti jam keliamus tikslus, vykdo šias funkcijas:
   1.  informuoja savivaldybės administracijos valstybės tarnautojus, darbuotojus  ar kitus asmenis apie savivaldybės administracijoje rengiamus posėdžius, pasitarimus bei būtiną parengti ir pateikti administracijos direktoriui ir direktoriaus pavaduotojams informaciją;
   2. organizuoja administracijos direktoriaus ir direktoriaus pavaduotojų telefoninius pokalbius, gauna ir perduoda žinias faksu;
   3. supažindina administracijos direktorių su jam skirtais kvietimais dalyvauti posėdžiuose, pasitarimuose, seminaruose, konferencijose ir kituose miesto bei valstybės renginiuose ir informuoja kviečiančiąsias institucijas apie administracijos direktoriaus dalyvavimą;
   4. nustatytąja tvarka gauna ir perduoda administracijos direktoriui, direktoriaus pavaduotojams, vykdytojams informaciją, gautus dokumentus, kontroliuoja nurodytus atlikimo terminus;
   5.  tvarko administracijos direktoriaus kontroliuojamas užduotis vieno langelio informacinėje sistemoje VLIS ,,Avilys“:
      1. suveda administracijos direktoriaus rezoliucijas;
      2. informuoja administracijos direktorių apie klaidingai paskirtas užduotis ir suveda administracijos direktoriaus nurodymus;
      3.  vertina ir užtikrina, kad savivaldybės administracijos direktoriui ir direktoriaus pavaduotojams administracijos darbuotojų pateikiami pasirašyti dokumentų projektai atitiktų Dokumentų rengimo taisyklių reikalavimus;
      4. teikia tinkamai parengtus siunčiamus dokumentus, teisės aktus, sutartis administracijos direktoriui pasirašyti;
      5. pažymi sistemoje dokumentų pasirašymus;
   6. analizuoja ir vertina vėluojančių užduočių įvykdymo ataskaitas ir apie tai informuoja administracijos vadovus;
   7.  teikia informacinę ir kitokią tarnybinę pagalbą kitai viešojo administravimo institucijai pastarosios prašymu;
   8. rengia dokumentų valdymo srities vidaus teisės aktus;
   9.  organizuoja ir koordinuoja administracijos direktoriaus, direktoriaus pavaduotojų svečių, lankytojų tinkamą priėmimą;
   10.  organizuoja administracijos direktoriaus ir direktoriaus pavaduotojų darbo vietų aprūpinimą  kanceliarinėmis priemonėmis;
   11. pagal savo kompetenciją teikia pasiūlymus dėl veiklos tobulinimo, optimizavimo ir naujovių diegimo;
   12. saugoja savivaldybės administracijos antspaudą su Alytaus miesto savivaldybės herbu ir naudoja jį teisės aktų nustatyta tvarka;
   13. tvarko savo veiklos dokumentus ir sudaro jų bylas;
   14. vykdo kitas Lietuvos Respublikos įstatymais ir kitais teisės aktais nustatytas funkcijas, administracijos direktoriaus, direktoriaus pavaduotojų, skyriaus vedėjo pavedimus ir nurodymus savo kompetencijos klausimais.

VI SKYRIUS
ŠIAS PAREIGAS EINANČIO VALSTYBĖS TARNAUTOJO PAVALDUMAS

6. Šias pareigas einantis valstybės tarnautojas tiesiogiai pavaldus skyriaus vedėjui.

VIDAUS ADMINISTRAVIMO  SKYRIAUS ARCHYVARO PAREIGYBĖS APRAŠYMAS

I. PAREIGYBĖ

1. Vidaus administravimo skyriaus archyvaras yra darbuotojas dirbantis pagal darbo sutartį ir priskiriamas trečiai pareigybių grupei.
2. Pareigybės lygis – A2.

II. SPECIALŪS REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM DARBUOTOJUI

1. Turėti ne žemesnį kaip aukštąjį universitetinį su bakalauro kvalifikaciniu laipsniu socialinių mokslų studijų srities išsilavinimą.
2. Turėti ne mažesnę kaip vienerių metų viešojo administravimo darbo patirtį.
3. Būti gerai susipažinusiam ir gebėti taikyti Lietuvos Respublikos Konstituciją, Vietos savivaldos, Viešojo administravimo, Teisės gauti informaciją iš valstybės ir savivaldybės institucijų, Asmens duomenų teisinės apsaugos, Dokumentų ir archyvų įstatymus, Dokumentų rengimo, Elektroninių dokumentų valdymo, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles, kitus įstatymus ir teisės aktus, reglamentuojančius vietos savivaldą, viešąjį administravimą, dokumentų rengimą ir įforminimą.
4. Mokėti valdyti, kaupti, sisteminti, analizuoti, apibendrinti informaciją ir rengti vidaus teisės aktus ir išvadas.
5. Mokėti dirbti kompiuterio „Microsoft Office" ir „Avilys" programų paketais.

III. ŠIAS PAREIGAS EINANČIO DARBUOTOJO FUNKCIJOS

8. Užtikrindamas savivaldybės likviduotų įmonių duomenų tvarkymą archyvaras:
   1. teisės aktų nustatyta Tvarka priima ir nagrinėja asmenų prašymus išduoti dokumentų kopijas iš likviduotų įmonių archyvo;
   2. pagal kompetenciją, teisės aktų nustatyta tvarka institucijoms, organizacijoms ir gyventojams pateikia dokumentų saugomų likviduotų įmonių archyve patvirtintas kopijas, išrašus;
   3. bendradarbiauja su Valstybinio socialinio draudimo fondo valdyba likviduotų įmonių klausimais;
   4. teikia tarnybinę pagalbą asmenims likviduotų įmonių archyvų klausimais;
   5. pagal savo kompetenciją teikia dokumentus, reikalingus teisminiams procesams;
   6. rengia ir teikia duomenis administracijos Buhalterinės apskaitos skyriui apie pareiškėjams siunčiamus atsakymus ir prašomų dokumentų kopijas;
   7. išduoda likviduotų įmonių ir įstaigų bylas (dokumentus) laikinai naudoti ir surašo perdavimo aktus;
   8. atrenka archyve saugomų dokumentų, kurių saugojimo terminas pasibaigęs, neturinčių išliekamosios vertės bylas, naikinti;
   9. esant reikalui surašo bylų dingimo aktus;
   10. esant reikalui dalyvauja Dokumentų ekspertų komisijos darbe;
   11. tvarko saugyklose saugomų dokumentų apskaitą tiesiniais metrais (matuoja dokumentus, tvarko jų suminę apskaitą);
   12. analizuoja ir apibendrina informaciją, susijusią su likviduotų įmonių archyvinių dokumentų priėmimu, naikinimu, saugyklų plotų poreikio nustatymu;
   13. mobiliuoju įrenginiu skenuoja archyvo dokumentus ir daro jų kopijas;
   14. dalyvauja rengiant informaciją apie valstybės biudžeto asignavimų poreikį valstybės perduotai savivaldybei priskirtų archyvinių dokumentų tvarkymo funkcijai atlikti;
   15. vykdo kitus nenuolatinio pobūdžio pavedimus pagal skyriaus kompetenciją tam, kad būtų pasiekti skyriaus tikslai ir uždaviniai.

VIDAUS ADMINISTRAVIMO SKYRIAUS VYRESNIOJO SPECIALISTO PAREIGYBĖS APRAŠYMAS

I SKYRIUS
PAREIGYBĖS CHARAKTERISTIKA

1. Vidaus administravimo skyriaus vyriausiasis specialistas yra karjeros valstybės tarnautojas.

II SKYRIUS
PASKIRTIS

2. Vyresniojo specialisto pareigybė reikalinga tvarkyti savivaldybės gaunamus dokumentus bei likviduotų įmonių archyvų tvarkymo funkcijai įgyvendinti.

III SKYRIUS
VEIKLOS SRITIS

3. Šias pareigas einantis valstybės tarnautojas vykdo bendrosios veiklos srities vidaus administravimo funkcijas ir valstybinę (perduotą savivaldybei) likviduotų įmonių archyvo tvarkymo funkciją.

IV SKYRIUS
SPECIALIEJI REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM VALSTYBĖS TARNAUTOJUI

4. Valstybės tarnautojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialiuosius reikalavimus:
   1. Turėti ne žemesnį kaip aukštąjį koleginį išsilavinimą.
   2. Turėti ne mažesnę kaip vienerių metų viešojo administravimo patirtį.
   3. Būti susipažinęs ir gebėti taikyti Lietuvos Respublikos Konstituciją, Vietos savivaldos, Viešojo administravimo, Valstybės tarnybos, Teisės gauti informaciją iš valstybės ir savivaldybės institucijų, Asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymus, Dokumentų rengimo, Elektroninių dokumentų valdymo, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles, kitus įstatymus ir teisės aktus, reglamentuojančius viešąjį administravimą, dokumentų rengimą ir įforminimą.
   4. Mokėti valdyti, kaupti, sisteminti, analizuoti, apibendrinti informaciją ir jos pagrindu teikti pasiūlymus (vertinimus) ir išvadas.
   5. Mokėti dirbti kompiuterio  „Microsoft Office" programų paketais.

V SKYRIUS
ŠIAS PAREIGAS EINANČIO VALSTYBĖS TARNAUTOJO FUNKCIJOS

5. Šias pareigas einantis valstybės tarnautojas atlieka šias funkcijas:
   1. Siekdamas užtikrinti tinkamą ir kokybišką gaunamų (rašytine, įskaitant elektronine, grafine, garsine ar vaizdine forma) dokumentų savivaldybėje tvarkymą:
      1. peržiūri gautą korespondenciją, atsako bei atlieka pirminį jos tvarkymą;
      2. gautą korespondenciją registruoja, pateikia pagal paskirtį ir su mero arba administracijos direktoriaus ar jų įgaliotų asmenų rezoliucijomis atiduoda ją vykdytojams;
      3. formuoja gaunamų priimamajame asmenų prašymų, skundų ir pranešimų bylas;
      4. Vieno langelio informacinėje sistemoje VLIS „Avilys" registruoja gaunamus dokumentus ir saugo juos elektroniniu pavidalu;
      5. rengia veiklos analizes bei ataskaitas;
      6. analizuoja gautų prašymų ir skundų nagrinėjimo turinį, rengia išvadas ir ataskaitas;
      7. rengia pasiūlymus, kaip geriau nagrinėti sudėtingus, dažnai gaunamus prašymus ir skundus.
   2. Į vieno langelio informacinę  sistemą VLIS „Avilys" įveda naujai besikreipiančių asmenų duomenis (pavadinimą, įstaigos kodą ir kitus duomenis ryšiui palaikyti) ir atsako už jų teisingumą.
   3. Siekdamas užtikrinti tinkamą ir kokybišką likviduotų Alytaus miesto įmonių archyvinių dokumentų tvarkymą, teikia administracines paslaugas:
      1. nustatytąja tvarka tvirtina ir registruoja išduodamų iš likviduotų įmonių archyvų dokumentų nuorašus ir kopijas;
      2. vieno langelio informacinėje sistemoje VLIS „Avilys" registruoja atsakymus į asmenų ar jų įgaliotų atstovų prašymus išduoti dokumentų kopijas iš likviduotų įmonių archyvo, siunčiamuosius dokumentus dėl likviduojamų įmonių dokumentų perdavimo ir kitų faktų nustatymo patvirtinimo;
      3. organizuoja ir užtikrina likviduotų įmonių  dokumentų pristatymą pareiškėjams;
      4. dalyvauja likviduotų įmonių archyvinių dokumentų inventorizacijose;
      5. archyvuoja likviduojamų įmonių asmenų pateiktus prašymus dėl dokumentų perdavimo tolimesniam saugojimui į Alytaus miesto savivaldybės archyvą ir pažymas patvirtinančias dokumentų perdavimą;
      6. padeda ir konsultuoja savivaldybės tarnautojus ir darbuotojus, vykdančius likviduojamų įmonių archyvo administravimo funkcijas, dirbti su Vieno langelio informacine sistema VLIS „Avilys".
   4. Administruoja savivaldybės elektroninio pašto dėžutę info@alytus.lt ir atsako už joje gautų dokumentų registravimą Vieno langelio informacinėje sistemoje VLIS „Avilys".
   5. Analizuoja ir rengia savivaldybės administracijos vykdomų užduočių ataskaitas.
   6. Registruoja sutartis Vieno langelio informacinėje sistemoje VLIS „Avilys".
   7. Teikia konsultacijas kitų padalinių valstybės tarnautojams ir darbuotojams savo kompetencijos klausimais. Pagal savo kompetenciją bendrauja ir bendradarbiauja su kitomis institucijomis.
   8. Nustatytąja tvarka tvirtina savivaldybės gaunamųjų dokumentų kopijas, nuorašus ir išrašus.
   9. Nustatytąja tvarka tvirtina ir registruoja išduodamų archyvinių dokumentų nuorašus ir išrašus.
   10. Dalyvauja rengiant vidaus teisės aktus skyriaus kompetencijos klausimais.
   11. Tvarko savo veiklos dokumentus ir sudaro jų bylas.
   12. pavaduoja atostogų, tarnybinių komandiruočių ir kitais nebuvimo darbe atvejais vyresnįjį specialistą atsakingą už siunčiamų ir vidaus dokumentų tvarkymą;
   13. Vykdo kitas Lietuvos Respublikos įstatymais ir kitais teisės aktais nustatytas funkcijas, vedėjo pavedimus pagal savo kompetenciją.

VI SKYRIUS
ŠIAS PAREIGAS EINANČIO VALSTYBĖS TARNAUTOJO PAVALDUMAS

6. Šias pareigas einantis valstybės tarnautojas tiesiogiai pavaldus skyriaus vedėjui.

VIDAUS ADMINISTRAVIMO SKYRIAUS VYRESNIOJO SPECIALISTO PAREIGYBĖS APRAŠYMAS

I SKYRIUS
PAREIGYBĖS CHARAKTERISTIKA

1. Vidaus administravimo skyriaus vyriausiasis specialistas yra karjeros valstybės tarnautojas.

II SKYRIUS
PASKIRTIS

2. Vyresniojo specialisto pareigybė reikalinga tvarkyti savivaldybės siunčiamus ir vidaus dokumentus bei likviduotų įmonių archyvų tvarkymo funkcijai įgyvendinti.

III SKYRIUS
VEIKLOS SRITIS

3. Šias pareigas einantis valstybės tarnautojas vykdo bendrosios veiklos srities vidaus administravimo funkcijas ir valstybinę (perduotą savivaldybei) likviduotų įmonių archyvo tvarkymo funkciją.

IV SKYRIUS
SPECIALIEJI REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM VALSTYBĖS TARNAUTOJUI

4. Valstybės tarnautojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialiuosius reikalavimus:
   1. Turėti ne žemesnį kaip aukštąjį koleginį išsilavinimą.
   2. Turėti ne mažesnę kaip vienerių metų viešojo administravimo patirtį.
   3. Būti susipažinęs ir gebėti taikyti Lietuvos Respublikos Konstituciją, Vietos savivaldos, Viešojo administravimo, Valstybės tarnybos, Teisės gauti informaciją iš valstybės ir savivaldybės įstaigų, Asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymus, Dokumentų rengimo, Elektroninių dokumentų valdymo, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles, kitus įstatymus ir teisės aktus, reglamentuojančius vietos savivaldą, viešąjį administravimą, dokumentų rengimą ir įforminimą.
   4. Mokėti valdyti, kaupti, sisteminti, analizuoti, apibendrinti informaciją ir rengti vidaus teisės aktus ir išvadas.
   5. Mokėti dirbti kompiuterio „Microsoft Office" programų paketais.

V SKYRIUS
ŠIAS PAREIGAS EINANČIO VALSTYBĖS TARNAUTOJO FUNKCIJOS

5. Šias pareigas einantis valstybės tarnautojas atlieka šias funkcijas:
   1. Užtikrindamas tinkamą ir kokybišką savivaldybės siunčiamųjų dokumentų tvarkymą:
      1. išsiunčia asmenims atsakymus į prašymus, patikrinęs, ar atsakymas įformintas teisės aktų nustatyta tvarka;
      2. asmens pageidavimu jam išsiunčia prašymo registracijos kortelę;
      3. persiunčia kitai institucijai asmenų prašymus, jeigu prašymo nagrinėjimas nepriskirtinas institucijos kompetencijai, sau pasilikdamas prašymo kopiją, arba grąžina prašymą asmeniui, nurodydamas grąžinimo priežastis;
      4. siunčiamąją korespondenciją registruoja Vieno langelio informacinėje sistemoje VLIS „Avilys";
      5. tvarko siunčiamųjų dokumentų apskaitą;
      6. dalyvauja rengiant šios veiklos analizes bei ataskaitas.
   2. Nustatytąja tvarka tvirtina savivaldybės siunčiamųjų dokumentų kopijas, nuorašus ir išrašus, o nesant vyresniojo specialisto – gaunamųjų dokumentų kopijas, nuorašus ir išrašus.
   3. Siekdamas užtikrinti tinkamą ir kokybišką likviduotų Alytaus miesto įmonių archyvinių dokumentų tvarkymą, teikia administracines paslaugas:
      1. nustatytąja tvarka tvirtina ir registruoja išduodamų iš likviduotų įmonių archyvų dokumentų nuorašus ir kopijas;
      2. vieno langelio informacinėje sistemoje VLIS „Avilys" registruoja atsakymus į asmenų ar jų įgaliotų atstovų prašymus išduoti dokumentų kopijas iš likviduotų įmonių archyvo, siunčiamuosius dokumentus dėl likviduojamų įmonių dokumentų perdavimo ir kitų faktų nustatymo patvirtinimo;
      3. organizuoja ir užtikrina likviduotų įmonių  dokumentų pristatymą pareiškėjams;
      4. dalyvauja likviduotų įmonių archyvinių dokumentų inventorizacijose;
      5. archyvuoja likviduojamų įmonių asmenų pateiktus prašymus dėl dokumentų perdavimo tolimesniam saugojimui į Alytaus miesto savivaldybės archyvą ir pažymas patvirtinančias dokumentų perdavimą;
      6. padeda ir konsultuoja savivaldybės tarnautojus ir darbuotojus, vykdančius likviduojamų įmonių archyvo administravimo funkcijas, dirbti su Vieno langelio informacine sistema VLIS „Avilys".
   4. Vieno langelio informacinėje sistemoje VLIS „Avilys" registruoja vidaus dokumentus ir atsako už jų apskaitą, kuria rezoliucijų projektus ir užduotis.
   5. Inicijuoja ir vykdo viešuosius pirkimus šios pareigybės kompetencijos klausimais.
   6. Rengia sutartis šios pareigybės kompetencijos klausimais.
   7. Dalyvauja rengiant vidaus teisės aktus pareigybės kompetencijos klausimais.
   8. Teikia konsultacijas kitų padalinių valstybės tarnautojams ir darbuotojams savo kompetencijos klausimais.
   9. Pagal kompetenciją bendrauja ir bendradarbiauja su kitomis institucijomis.
   10. Esant reikalui rengia ataskaitas savo kompetencijos klausimais.
   11. Tvarko savo veiklos dokumentus ir sudaro jų bylas.
   12. pavaduoja atostogų, tarnybinių komandiruočių ir kitais nebuvimo darbe atvejais vyresnįjį specialistą atsakingą už gaunamų dokumentų tvarkymą.
   13. Vykdo kitas Lietuvos Respublikos įstatymais ir kitais teisės aktais nustatytas funkcijas, vedėjo  pavedimus pagal savo kompetenciją.

VI SKYRIUS
ŠIAS PAREIGAS EINANČIO VALSTYBĖS TARNAUTOJO PAVALDUMAS

6. Šias pareigas einantis valstybės tarnautojas tiesiogiai pavaldus skyriaus vedėjui.

VIDAUS ADMINISTRAVIMO SKYRIAUS VYRIAUSIOJO SPECIALISTO PAREIGYBĖS APRAŠYMAS

I SKYRIUS
PAREIGYBĖS CHARAKTERISTIKA

1. Vidaus administravimo skyriaus vyriausiasis specialistas yra karjeros valstybės tarnautojas.

II SKYRIUS
PASKIRTIS

2. Vyriausiojo specialisto pareigybė reikalinga aptarnauti asmenis vieno langelio principu, konsultuoti juos savivaldybės institucijų kompetencijos klausimais ir teikti jiems  įstatymų nustatytą informaciją.

III SKYRIUS
VEIKLOS SRITIS

3. Šias pareigas einantis valstybės tarnautojas vykdo bendrosios veiklos srities –  asmenų aptarnavimo ir dokumentų valdymo funkcijas.

IV SKYRIUS
SPECIALIEJI REIKALAVIMAI VYRIAUSIAJAM SPECIALISTUI

4. Valstybės tarnautojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialiuosius reikalavimus:
   1. Turėti aukštąjį universitetinį arba jam prilygintą socialinių mokslų studijų srities išsilavinimą.
   2. Turėti ne mažesnę kaip vienerių metų darbo patirtį.
   3. Būti susipažinęs ir gebėti taikyti Vietos savivaldos, Viešojo administravimo, Valstybės tarnybos, Teisės gauti informaciją iš valstybės ir savivaldybės institucijų, Asmens duomenų teisinės apsaugos, Dokumentų ir archyvų įstatymus, Dokumentų rengimo, Elektroninių dokumentų valdymo, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles, kitus įstatymus ir teisės aktus, reglamentuojančius viešąjį administravimą, dokumentų rengimą ir įforminimą, savivaldybės institucijų bei įstaigų sistemą, veiklos principus, suvokti esmines jų funkcijas.
   4. Gebėti savarankiškai organizuoti, planuoti ir atlikti savo veiklą, rengti metodinius ir norminius dokumentus šios pareigybės kompetencijos klausimais.
   5. Mokėti valdyti, kaupti, sisteminti, analizuoti, apibendrinti įvairialypę informaciją ir jos pagrindu teikti pasiūlymus (vertinimus) ir išvadas.
   6. Gebėti bendrauti, bendradarbiauti.
   7. Mokėti dirbti kompiuterio „Microsoft Office" ir programų paketais.

V SKYRIUS
ŠIAS PAREIGAS EINANČIO VYRIAUSIOJO SPECIALISTO FUNKCIJOS

5. Šias pareigas einantis valstybės tarnautojas atlieka šias funkcijas:
   1. Užtikrindamas tinkamą ir kokybišką vieno langelio principo įgyvendinimą teikia asmenims konsultacijas ir informaciją apie savivaldybės administracijos teikiamas administracines paslaugas ir elektroniniu būdu teikiamas paslaugas:
      1. sutinka asmenis (pirmasis kontaktas), išklauso, įsigilina į jam rūpimą klausimą, informuoja apie jo sprendimo eigą, pataria kur jam kreiptis, kad klausimas būtų operatyviai išspręstas, padeda teisingai įforminti prašymą ar skundą;
      2. aptarnauja asmenis telefonu – suteikia asmens prašomą informaciją, susijusią su jam rūpimo klausimo išnagrinėjimu, paaiškina, ar savivaldybės administracija kompetentinga nagrinėti prašymą asmeniui rūpimu klausimu;
      3. paaiškina, kokius dokumentus ir kaip (asmeniškai, el. būdu ar paštu) reikėtų pateikti, kad prašymas būtų išnagrinėtas; teikia asmenims informaciją apie savivaldybės administracijos teikiamų administracinių paslaugų procedūras;
      4. nurodo instituciją (jos adresą ir telefono numerį), į kurią asmuo turėtų kreiptis, jeigu savivaldybės administracija nekompetentinga nagrinėti jo prašymo;
      5. pateikia kitą asmens pageidaujamą informaciją, kuria disponuoja savivaldybės administracija ir kurią asmuo turi teisę gauti Lietuvos Respublikos teisės gauti informaciją iš valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų įstatymo nustatyta tvarka;
      6. priima asmenų prašymus, nustato, kokia jų esmė, kokios informacijos reikia sprendimams priimti, kokią informaciją ir dokumentus pagal galiojančius teisės aktus privalo pateikti asmuo, kuris kreipiasi, numatyti, kokią informaciją administracija gali gauti iš savo padalinių, pavaldžių ir kitų institucijų, ir paprašo asmenį, kuris kreipiasi, pateikti informaciją ir dokumentus, kurių administracija negali gauti arba kuriuos pagal galiojančius teisės aktus privalo pateikti šis asmuo, bet jų nepateikia;
      7. administruoja leidimų patekti į savivaldybės pastatą sistemą, išduoda leidimus, tvarko jų apskaitą;
      8. registruoja asmenis į priėmimą pas savivaldybės vadovus, derina priėmimo laiką ir informuoja asmenį.
   2. Išduoda leidimus laidoti, pažymas ir kitus su administracinių paslaugų teikimu susijusius dokumentus.
   3. Atlieka asmenų apklausas, apibendrina duomenis ir teikia pasiūlymus dėl paslaugų kokybės ir jų teikimo organizavimo gerinimo.
   4. Rengia pažymas, teikia informacinę ir kitokią tarnybinę pagalbą kitai viešojo administravimo institucijai pastarosios prašymu.
   5. Registruoja sąskaitas faktūras, savivaldybės kontroliuojamų įstaigų ir įmonių ataskaitas ir dokumentus į Jungtinius  registrus. Registruoja asmenų prašymus suteikti administracines paslaugas.
   6. Pagal savo kompetenciją teikia pasiūlymus dėl administracinių paslaugų teikimo veiklos tobulinimo, optimizavimo ir naujovių diegimo, dėl  asmenų priėmimo organizavimo.
   7. Dalyvauja įgyvendinant projektus, susijusius su asmenų aptarnavimo ir dokumentų valdymo procesų tobulinimu, dokumentų valdymo sistemų diegimu.
   8. Rengia administracijos direktoriaus įsakymų projektus, dalyvauja rengiant metodinius ir norminius dokumentus šios pareigybės kompetencijos klausimais.
   9. Dalyvauja rengiant priimamojo veiklos analizes bei ataskaitas.
   10. Rengia priimamojo darbuotojų budėjimo grafikus. Užtikrina informaciniuose stenduose skelbiamos informacijos apie savivaldybės struktūrinių padalinių teikiamas paslaugas atnaujinimą.
   11. Esant reikalui, rengia informaciją savo veiklos klausimais.
   12. Dalyvauja komisijų ir darbo grupių, į kurių sudėtį įrašytas, veikloje.
   13. Vykdo kitus nenuolatinio pobūdžio skyriaus vedėjo ir pavaduotojo  pavedimus bei užduotis, susijusius su skyriaus funkcijomis, siekdamas, kad būtų įgyvendinti skyriaus uždaviniai.

VI SKYRIUS
ŠIAS PAREIGAS EINANČIO VYRIAUSIOJO SPECIALISTO PAVALDUMAS

6. Vyriausiasis specialistas tiesiogiai pavaldus skyriaus vedėjui.

VIDAUS ADMINISTRAVIMO SKYRIAUS SPECIALISTO PAREIGYBĖS APRAŠYMAS

I. PAREIGYBĖ

1. Vidaus administravimo skyriaus specialistas yra darbuotojas dirbantis pagal darbo sutartį ir priskiriamas ketvirtai pareigybių grupei.
2. Pareigybės lygis – C.

II. SPECIALŪS REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM DARBUOTOJUI

3. Turėti ne žemesnį kaip vidurinį išsilavinimą.
4. Būti gerai susipažinusiam ir gebėti taikyti Vietos savivaldos, Viešojo administravimo, Teisės gauti informaciją iš valstybės ir savivaldybės institucijų, Asmens duomenų teisinės apsaugos, Archyvų įstatymus, Dokumentų rengimo, Elektroninių dokumentų valdymo, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles, kitus įstatymus ir teisės aktus, reglamentuojančius viešąjį administravimą, dokumentų rengimą ir įforminimą, savivaldybės institucijų bei įstaigų sistemą, veiklos principus, suvokti esmines jų funkcijas.
5. Gebėti:
   1. mokėti valdyti, kaupti, sisteminti, analizuoti, apibendrinti įvairialypę informaciją ir jos pagrindu teikti pasiūlymus (vertinimus) ir išvadas;
   2. dirbti komandoje;
   3. bendrauti, bendradarbiauti;
   4. mokėti dirbti „Microsoft Office" programiniu paketu.

III. ŠIAS PAREIGAS EINANČIO DARBUOTOJO FUNKCIJOS

6. Priima asmenų prašymus, nustato, kokia jų esmė, kokios informacijos reikia sprendimams priimti, kokią informaciją ir dokumentus pagal galiojančius teisės aktus privalo pateikti asmuo, kuris kreipiasi, numato, kokią informaciją administracija gali gauti iš savo padalinių, pavaldžių ir kitų institucijų, ir paprašo asmenį, kuris kreipiasi, pateikti informaciją ir dokumentus, kurių administracija negali gauti arba kuriuos pagal galiojančius teisės aktus privalo pateikti šis asmuo, bet jų nepateikia.
7. Registruoja asmenų prašymus bei kitus dokumentus pagal dokumentacijos plane numatytus registrus.
8. Analizuoja savivaldybės administracijos teikiamų paslaugų procesus bei teikia siūlymus dėl jų tobulinimo.
9. Atlieka įvairias asmenų apklausas, apibendrina duomenis ir teikia pasiūlymus dėl paslaugų kokybės ir jų teikimo organizavimo gerinimo.
10. Dalyvauja rengiant priimamojo veiklos analizes bei ataskaitas.
11. Esant reikalui, rengia informaciją savo veiklos klausimais.
12. Archyvuoja savivaldybės gautų prašymų, skundų ir pranešimų bylas ir perduoda jas į savivaldybės archyvą.
13. Vykdo kitus nenuolatinio pobūdžio pavedimus pagal skyriaus kompetenciją tam, kad būtų pasiekti skyriaus tikslai ir uždaviniai.
14. Šias pareigas vykdantis darbuotojas atsako už  funkcijų,  išvardytų  šiame  pareigybės  aprašyme bei kituose vidaus teisės aktuose, atlikimą tinkamai ir laiku.